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Aufbewahrung - Papierbelege
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| Immo |
Geschrieben am 13.11.2020 11:11:00
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Hallo zusammen,
vielleicht möchte mir jemand helfen und mir erklären, wie ich Belege richtig aufbewahre  .Ich bin ein EinFrau-Betrieb und habe bisher für 2020 alle Belege und Rechnungen ausgedruckt und chronologisch in einen Belege-Ordner abgelegt.
Jetzt les ich was von Digitalisierung. Es wäre doch unangemesssen, wenn ich jetzt für mich ein Digitaliserungs-Ablage-Programm vorhalten muss. Das muss doch auch anders gehen! Bitte könnt ihr mir helfen?
Liebe Grüße
Christel Lauffer |
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| Thomas R |
Geschrieben am 14.11.2020 18:07:58
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Ich hebe nach wie vor alle Belege nach Jahren (...) getrennt in einem Ordner auf. In diesen habe ich auch in Papier den Jahresabschluss. EC&T ist für mich ein [extrem gutes und sinnvolles!] "Hilfsprogramm". Das würde ich auch jedem Prüfer so vermitteln. PUNKT.
Mit besten Grüßen vom Ammersee
Thomas
Personalmanagement Thomas Riemann
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| Immo |
Geschrieben am 15.11.2020 12:26:14
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Hallo Thomas,
dein "PUNKT" gefällt mir muss ich von ECT irgendwelche ini-Dateien aufbewahren? Das Programm fragt ja auch nach Datensicherung. |
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| Thomas R |
Geschrieben am 15.11.2020 16:58:18
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Natürlich, für mich ist EC&T wie Excel eben eine Hilfe und unterstützung. Die erzeugbaren Belege, EÜR, Konten, nach Datum, USt, speichere ich als PDF, unterschreibe ich und hefte sie zu den Belegen ab. Das kann ich dann dem Prüfer zeigen. Geht natürlich nur, wenn es in überschaubarer Zeit dann auch zu prüfen ist - was bei mir der Fall sein dürfte.
Mit besten Grüßen vom Ammersee
Thomas
Personalmanagement Thomas Riemann
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| Immo |
Geschrieben am 16.11.2020 12:22:01
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so dachte ich mir das auch Nur habe ich im Internet gelesen, dass die pdfs nicht mehr als unabänderbare Dateien vom FA anerkannt werden. Da pdfs veränderbar sind. Deshalb bin ich etwas ratlos. Da ich auch auf pdfs gebaut habe.
Also scannst Du die Belege (z.B. Tankbelege) ein und speicherst diese dann noch extra als pdf unter dem Monat und nummeriert ab? |
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| Thomas R |
Geschrieben am 17.11.2020 15:39:39
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Nein. Ich erstelle nur die Übersichten aus EC&T, also EÜR, USt, Journal nach Konten und Datum, als PDF und unterschreibe sie mit Datum.
Die dazugehörenden Belege und Rechnungen drucke ich, soweit sie selbst als PDF kommen - und das sind ja die überwiegenden, aus und hefte sie ab.
Da meine EÜR PDF ja mit den Angaben, die ich im Elster-Web eingeben muß, übereinstimmen muß, habe ich keine Bedenken gegen das PDF.
Ich bin seit 17 Jahren als Freiberufler tätig. In den ersten drei Jahren durfte ich jedes Jahr aufs FA und irgendetwas aus meinem Buchungsordner zeigen. Da alles i.O. habe ich seither, bis auf kleinere Rückfragen, Ruhe. Und "zur Sicherheit" vernichte ich natürlich alle Unterlagen, die älter als 10 Jahre sind pünklich an jedem 01.01.
Mit besten Grüßen vom Ammersee
Thomas
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| Immo |
Geschrieben am 21.11.2020 11:44:50
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Hallo Thomas,
vielen Dank für deine ausführliche Antwort. Also werde ich alle Belege in Ordner durchgehend nummeriert abheften. Die Tankquittungen werde ich wohl kopieren müssen, da diese ja verbleichen und dann habe ich ja keinen lesbaren Beleg 
Liebe Grüße
Christel Lauffer |
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| Thomas R |
Geschrieben am 21.11.2020 16:17:40
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Meine Tankbelege waren auch in den Altordnern, die ich jeweils nach 10 Jahren vernichtet habe, noch lesbar. Allerdings stehen die Altordner bei mir im halbdunklen Keller.
Mit besten Grüßen vom Ammersee
Thomas
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| deekay |
Geschrieben am 22.11.2020 13:49:12
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Registriert am: 31.01.2007
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Hallo Christel,
ich wurde anfang diesen Jahres geprüft - also habe ich gerade "frisch" das hinter mir, wovor Du respekt hast - eine Betriebsprüfung. Ich bin ebenfalls alleine :-) Wir haben also die gleiche Ausgangslage
Zunächst zu meinem Setup:
Ich erstelle Rechnungen mit Faktura+ Auftrag plus von Lexware. Diese Software habe ich im Abo und sie entspricht den Vorgaben der ordungsgemäßen Buchführung. Zudem kann man mit einer Exportfunktion alle Daten für den Prüfer aufbereiten. Rechnungsnummern werden korrekt vergeben usw.
Mit Easy Cash & Tax verwalte ich die Buchungen auf dem Geschäftskonto. Da halte ich es wie Thomas. Übrigens zum Thema unveränderbar: Du kannst die Daten auch auf einer CD brennen - dann sind sie auch unveränderbar.
Zu Deiner Frage nach Digitalen Belegen:
Alle Rechnungen die ich als pdf sende werden ausgedruckt und die pdf in einem Ordner auf dem PC aufbewahrt
Alle Rechnungen die ich als erhalte ebenfalls - nur dafür nehme ich einen anderen Ordner.
Die Vorgaben besagen, dass man auch die Mail mit der Rechnung aufbewahren muss - Hat meinen Prüfer nicht interessiert. Aber auch hier kann man im Mailprogramm einfach einen Unterordner machen. Hilft auch , wenn man mal Rechnungen schnell sucht ;-)
Zu Tankbelegungen, Quittungen hat mir der Prüfer empfohlen von diesen Belegen einfach eine Kopie zu machen und hinter den aufgeklebten Beleg zu heften.
Deine EÜR ist maßgeblich, Easy Cash & Tax ist das Hilfsprogramm dafür. Und wenn du mit ECT alles nachvollziehbar aufbereitet hast, gibt es keine Probleme. Wichtiger ist aus meiner Sicht ein Programm für die Rechnungen! |
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| Thomas R |
Geschrieben am 22.11.2020 20:08:39
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Registriert am: 07.03.2005
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@deekay Danke für die grundsätzliche Bestätigung. Dem Grunde nach gehe ich mit den Mailbelegen und anderen elektronischen Belegen ähnlich um.
Noch als Ergänzung. Auch die elektronischen Belege, die älter als 10 Jahre sind habe ich noch auf meinem Rechner - allerings in einem versteckten Ordner. Ein Prüfer hätte nur Zugriff auf den Ordner, der jeweils alles der letzten 10 Jahre enthält. Man kann ja nie wissen.
Mit besten Grüßen vom Ammersee
Thomas
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| Immo |
Geschrieben am 24.11.2020 12:25:01
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Registriert am: 17.06.2020
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Hallo deekay,
danke für deine hilfreichen Infos. Du schreibst: Zitat Zitat Wichtiger ist aus meiner Sicht ein Programm für die Rechnungen!  |
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| Thomas R |
Geschrieben am 24.11.2020 19:03:11
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Ist bei mir ähnlich. Nur schreibe ich Sie über Excel. Da ja die Summe der abgelegten Rechnungen identisch mit der Summe in der EÜR und den Einnahmen auf dem Bankkonto ist - Bareinzahlungen habe ich keine - sehe ich kein Problem.
Mit besten Grüßen vom Ammersee
Thomas
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| Immo |
Geschrieben am 27.11.2020 09:54:09
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Das hab ich bis jetzt auch so gesehen. Nur soll man jetzt die Rg fortlaufend "nachweisbar " nicht abänderbar, nummerieren. und da weiss ich keinen Rat
Die ausgehenden Rg habe ich in einer Excel-liste selbst durchnummeriert.
Nummeriert ihr die Belege (Ausgaben) auch ? |
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| Thomas R |
Geschrieben am 27.11.2020 19:11:26
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Ja,natürlich. Entsprechend der EC&T Buchungsliste.
Mit besten Grüßen vom Ammersee
Thomas
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| mielket |
Geschrieben am 29.11.2020 14:24:18
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Auch Rechnungen, die mit einem Faktura-Programm geschrieben wurden, sind, soweit mir bekannt, alles andere als veränderungssicher. Da kann man mit Datenbankwerkzeugen meist problemlos drin rumfuhrwerken. Ich habe den Eindruck, dass die Rechnungskopie, die tatsächlich beim Empfänger liegt, wichtiger ist -- bzw. die Rechnungen, die man von Lieferanten bekommt und evtl. einscannt. Dafür wird ein professionelles Dokumentenmanagement benötigt.
Vielleicht wird irgendwann mal der Personalausweis mit freigeschalteter eID-Funktion zusammen mit der AusweisApp2 als Lesegerät tauglich sein, um Dokumente revisionssicher zu signieren. Angeblich soll das schon jetzt gehen mit Acrobat DC Software und sowas wie das hier: https://seccommerce.com
Wichtig für den Nachweis der Unveränderlichkeit ist bei solchen elektronischen Signaturen, dass man einen sog. Timestamp-Server einbindet. Die werden kostenlos von sog. certificate authorities angeboten. (Das sind auch dieselben Firmen, die die Echtheit von https-Links bestätigen, wenn man auf das Vorhängeschloss-Symbol vor der URL in der Browser-Zeile klickt.)
Aus der Arbeit in einer Organisation ist mir dieses Script hier bekannt, das mit Zeitstempeln von CAs signiert:
https://github.com/unDocUMeantIt/apa
Ist allerdings für GNU/Linux und für Windows-Nutzer deshalb ungeeignet -- es sei denn man möchte sich ein WSL installieren. |
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| EugenK |
Geschrieben am 20.12.2020 20:24:02
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Schreibe meine Rechnungen auch mit Word speichere diese als PDF ab. Ist aber leider nicht GoBD - konform.
Überlege über Cloud-Lösung als GoBD-konforme Datensicherung.
Hat jemand Erfahrung damit? |
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| Thomas R |
Geschrieben am 22.12.2020 15:14:07
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Es kommt sicherlich auf die Größe deines Unternehmens und die Anzahl der Buchungen an. Ich nutze zwar für meine EÜR das Programm hier, habe aber alle Einnahmen- und Ausgabebelege aufgrund meiner "Kleinheit" als Berater in Papierform in einem Ordner - und natürlich dann auch als PDF. Zusammen mit den ausgedrucktem Journal, nach Datum und nach Konten, und den Kontoauszügen meines Bankkontos kann dies jeder Steuerhilfsbeamte mit Bleistift und Abakus nachvollziehen.
Mit besten Grüßen vom Ammersee
Thomas
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