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Aufbewahrung - Papierbelege
Immo
Hallo zusammen,

vielleicht möchte mir jemand helfen und mir erklären, wie ich Belege richtig aufbewahre Smile.Ich bin ein EinFrau-Betrieb und habe bisher für 2020 alle Belege und Rechnungen ausgedruckt und chronologisch in einen Belege-Ordner abgelegt.
Jetzt les ich was von Digitalisierung. Es wäre doch unangemesssen, wenn ich jetzt für mich ein Digitaliserungs-Ablage-Programm vorhalten muss. Das muss doch auch anders gehen! Bitte könnt ihr mir helfen?
Liebe Grüße
Christel Lauffer
 
Thomas R
Ich hebe nach wie vor alle Belege nach Jahren (...) getrennt in einem Ordner auf. In diesen habe ich auch in Papier den Jahresabschluss. EC&T ist für mich ein [extrem gutes und sinnvolles!] "Hilfsprogramm". Das würde ich auch jedem Prüfer so vermitteln. PUNKT.
Mit besten Grüßen vom Ammersee
Thomas
Personalmanagement Thomas Riemann
 
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Immo
Hallo Thomas,

dein "PUNKT" gefällt mir Smile muss ich von ECT irgendwelche ini-Dateien aufbewahren? Das Programm fragt ja auch nach Datensicherung.
 
Thomas R
Natürlich, für mich ist EC&T wie Excel eben eine Hilfe und unterstützung. Die erzeugbaren Belege, EÜR, Konten, nach Datum, USt, speichere ich als PDF, unterschreibe ich und hefte sie zu den Belegen ab. Das kann ich dann dem Prüfer zeigen. Geht natürlich nur, wenn es in überschaubarer Zeit dann auch zu prüfen ist - was bei mir der Fall sein dürfte.
Mit besten Grüßen vom Ammersee
Thomas
Personalmanagement Thomas Riemann
 
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Immo
so dachte ich mir das auch Smile Nur habe ich im Internet gelesen, dass die pdfs nicht mehr als unabänderbare Dateien vom FA anerkannt werden. Da pdfs veränderbar sind. Deshalb bin ich etwas ratlos. Da ich auch auf pdfs gebaut habe.
Also scannst Du die Belege (z.B. Tankbelege) ein und speicherst diese dann noch extra als pdf unter dem Monat und nummeriert ab?
 
Thomas R
Nein. Ich erstelle nur die Übersichten aus EC&T, also EÜR, USt, Journal nach Konten und Datum, als PDF und unterschreibe sie mit Datum.

Die dazugehörenden Belege und Rechnungen drucke ich, soweit sie selbst als PDF kommen - und das sind ja die überwiegenden, aus und hefte sie ab.

Da meine EÜR PDF ja mit den Angaben, die ich im Elster-Web eingeben muß, übereinstimmen muß, habe ich keine Bedenken gegen das PDF.

Ich bin seit 17 Jahren als Freiberufler tätig. In den ersten drei Jahren durfte ich jedes Jahr aufs FA und irgendetwas aus meinem Buchungsordner zeigen. Da alles i.O. habe ich seither, bis auf kleinere Rückfragen, Ruhe. Und "zur Sicherheit" vernichte ich natürlich alle Unterlagen, die älter als 10 Jahre sind pünklich an jedem 01.01. Smile
Mit besten Grüßen vom Ammersee
Thomas
Personalmanagement Thomas Riemann
 
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Immo
Hallo Thomas,

vielen Dank für deine ausführliche Antwort. Smile Also werde ich alle Belege in Ordner durchgehend nummeriert abheften. Die Tankquittungen werde ich wohl kopieren müssen, da diese ja verbleichen und dann habe ich ja keinen lesbaren Beleg Sad

Liebe Grüße
Christel Lauffer
 
Thomas R
Meine Tankbelege waren auch in den Altordnern, die ich jeweils nach 10 Jahren vernichtet habe, noch lesbar. Allerdings stehen die Altordner bei mir im halbdunklen Keller.
Mit besten Grüßen vom Ammersee
Thomas
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deekay
Hallo Christel,
ich wurde anfang diesen Jahres geprüft - also habe ich gerade "frisch" das hinter mir, wovor Du respekt hast - eine Betriebsprüfung. Ich bin ebenfalls alleine :-) Wir haben also die gleiche Ausgangslage

Zunächst zu meinem Setup:
Ich erstelle Rechnungen mit Faktura+ Auftrag plus von Lexware. Diese Software habe ich im Abo und sie entspricht den Vorgaben der ordungsgemäßen Buchführung. Zudem kann man mit einer Exportfunktion alle Daten für den Prüfer aufbereiten. Rechnungsnummern werden korrekt vergeben usw.

Mit Easy Cash & Tax verwalte ich die Buchungen auf dem Geschäftskonto. Da halte ich es wie Thomas. Übrigens zum Thema unveränderbar: Du kannst die Daten auch auf einer CD brennen - dann sind sie auch unveränderbar.

Zu Deiner Frage nach Digitalen Belegen:
Alle Rechnungen die ich als pdf sende werden ausgedruckt und die pdf in einem Ordner auf dem PC aufbewahrt
Alle Rechnungen die ich als erhalte ebenfalls - nur dafür nehme ich einen anderen Ordner.

Die Vorgaben besagen, dass man auch die Mail mit der Rechnung aufbewahren muss - Hat meinen Prüfer nicht interessiert. Aber auch hier kann man im Mailprogramm einfach einen Unterordner machen. Hilft auch , wenn man mal Rechnungen schnell sucht ;-)

Zu Tankbelegungen, Quittungen hat mir der Prüfer empfohlen von diesen Belegen einfach eine Kopie zu machen und hinter den aufgeklebten Beleg zu heften.

Deine EÜR ist maßgeblich, Easy Cash & Tax ist das Hilfsprogramm dafür. Und wenn du mit ECT alles nachvollziehbar aufbereitet hast, gibt es keine Probleme. Wichtiger ist aus meiner Sicht ein Programm für die Rechnungen!
 
Thomas R
@deekay Danke für die grundsätzliche Bestätigung. Dem Grunde nach gehe ich mit den Mailbelegen und anderen elektronischen Belegen ähnlich um.

Noch als Ergänzung. Auch die elektronischen Belege, die älter als 10 Jahre sind habe ich noch auf meinem Rechner - allerings in einem versteckten Ordner. Ein Prüfer hätte nur Zugriff auf den Ordner, der jeweils alles der letzten 10 Jahre enthält. Man kann ja nie wissen.
Mit besten Grüßen vom Ammersee
Thomas
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Immo
Hallo deekay,
danke für deine hilfreichen Infos. Du schreibst:
Wichtiger ist aus meiner Sicht ein Programm für die Rechnungen!
Da ich nur Berater-Rechnungen schreibe, schreibe ich meine Rechnungen per word und speichere diese als pdf und drucke sie auch aus. Meint ihr, das ist nicht ausreichend?Wink
 
Thomas R
Ist bei mir ähnlich. Nur schreibe ich Sie über Excel. Smile Da ja die Summe der abgelegten Rechnungen identisch mit der Summe in der EÜR und den Einnahmen auf dem Bankkonto ist - Bareinzahlungen habe ich keine - sehe ich kein Problem.
Mit besten Grüßen vom Ammersee
Thomas
Personalmanagement Thomas Riemann
 
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Immo
Das hab ich bis jetzt auch so gesehen. Nur soll man jetzt die Rg fortlaufend "nachweisbar " nicht abänderbar, nummerieren. und da weiss ich keinen Rat Sad
Die ausgehenden Rg habe ich in einer Excel-liste selbst durchnummeriert.

Nummeriert ihr die Belege (Ausgaben) auch ?
 
Thomas R
Ja,natürlich. Entsprechend der EC&T Buchungsliste.
Mit besten Grüßen vom Ammersee
Thomas
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mielket
Auch Rechnungen, die mit einem Faktura-Programm geschrieben wurden, sind, soweit mir bekannt, alles andere als veränderungssicher. Da kann man mit Datenbankwerkzeugen meist problemlos drin rumfuhrwerken. Ich habe den Eindruck, dass die Rechnungskopie, die tatsächlich beim Empfänger liegt, wichtiger ist -- bzw. die Rechnungen, die man von Lieferanten bekommt und evtl. einscannt. Dafür wird ein professionelles Dokumentenmanagement benötigt.

Vielleicht wird irgendwann mal der Personalausweis mit freigeschalteter eID-Funktion zusammen mit der AusweisApp2 als Lesegerät tauglich sein, um Dokumente revisionssicher zu signieren. Angeblich soll das schon jetzt gehen mit Acrobat DC Software und sowas wie das hier: https://seccommerce.com

Wichtig für den Nachweis der Unveränderlichkeit ist bei solchen elektronischen Signaturen, dass man einen sog. Timestamp-Server einbindet. Die werden kostenlos von sog. certificate authorities angeboten. (Das sind auch dieselben Firmen, die die Echtheit von https-Links bestätigen, wenn man auf das Vorhängeschloss-Symbol vor der URL in der Browser-Zeile klickt.)

Aus der Arbeit in einer Organisation ist mir dieses Script hier bekannt, das mit Zeitstempeln von CAs signiert:

https://github.co...eantIt/apa

Ist allerdings für GNU/Linux und für Windows-Nutzer deshalb ungeeignet -- es sei denn man möchte sich ein WSL installieren.
 
http://am3.notify.live.net/throttledthirdparty/01.00/AQGwcKFTwqFdQoAAdm9TTl6zAgAAAAADEwAAAAQUZm52OjE3QjlBNEFEQTU4QzU2ODAFBkxFR0FDWQ
EugenK
Schreibe meine Rechnungen auch mit Word speichere diese als PDF ab. Ist aber leider nicht GoBD - konform.

Überlege über Cloud-Lösung als GoBD-konforme Datensicherung.
Hat jemand Erfahrung damit?
 
Thomas R
Es kommt sicherlich auf die Größe deines Unternehmens und die Anzahl der Buchungen an. Ich nutze zwar für meine EÜR das Programm hier, habe aber alle Einnahmen- und Ausgabebelege aufgrund meiner "Kleinheit" als Berater in Papierform in einem Ordner - und natürlich dann auch als PDF. Zusammen mit den ausgedrucktem Journal, nach Datum und nach Konten, und den Kontoauszügen meines Bankkontos kann dies jeder Steuerhilfsbeamte mit Bleistift und Abakus nachvollziehen.
Mit besten Grüßen vom Ammersee
Thomas
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28.02.2021 13:20:52
@oekolog Wo genau tauchen die Zahlen nicht auf? Mach mal einen Foren-Thread dazu auf und beschreibe detailliert Beispiel-Buchungen
, so wie Du sie gemacht hast.

28.02.2021 10:42:22
noch einmal Reverse Charge habe alles gemacht wie in der Anleitung - aber die Reverse Zahlen tauchen nicht auf - was habe ich falsch gemacht - oekolog

23.02.2021 08:32:52
Gelöst! Datumsformat war auf TT MM JJJJ eingestellt,richti
g ist TT MM JJ!

23.02.2021 08:07:46
Fehlermeldung bei CSV Import: "... kann nicht in den Datentyp Datum konvertiert werden ..." Was mache ich falsch?

12.02.2021 19:51:28
@rknauer: Ich kann Fakturama ( https://www.faktu.
..
)empfehlen, auch wenn die Installation etwas aufwendiger ist. Aber das Fakturama Forum ist ziemlich aktiv und man bekommt recht schel

11.02.2021 11:31:08
Wegen Rechnungs-Programm
en war ich von Fakturama ganz angetan (bis auf den unnötig komplizierten Installations- prozess)

11.02.2021 11:30:07
@rknauer: Der Entwickler von Rechnung3 hat noch keine Lösung für das Hosten der Software. Konten erstellen unter Einstellungen -> E/Ü-Konten

11.02.2021 10:36:55
Ist es möglich mehrere Erlöskonten zu erstellen? zum Beispiel: 8401 für Umsatz A 8402 für Umsatz B

11.02.2021 10:10:15
Hallo, gibt es das Programm Faktura Rechnung3 noch? Ich kann es nirgends zum Download finden.

06.02.2021 17:26:28
@Athos: Hab gerade die v2.39 veröffentlicht, in der die neue EÜR enthalten ist.

06.02.2021 17:25:24
Jetzt hab ich sie :-)

06.02.2021 11:35:42
Ich finde die EÜR 2020 nicht ... ?

01.02.2021 02:09:42
tommy, lieber das Forum benutzen. aber probiere mal das Aktualisier-Bis-Da
tum zurückzusetzen und bis vor Dezember auszuführen.

01.02.2021 00:33:49
Hallo zusammen, habe nach dem Jahreswechsel das Problem das keine Dauerbuchungen mehr ausgeführt werden. Für Dez.21 wurde ausgeführt, für jan - nov. keine chance, so als hätten die buttons keinerlei f

29.01.2021 19:45:20
@UGF: Sind fertig, nur noch nicht online -- bis auf die USt-VA, die schon im Elster-Plugin v2.17 enthalten ist. Will am WE auch noch eine neuen Version des Hauptprogramms fertigmachen.

20,445,182 eindeutige Besuche