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Aufbewahrung - Papierbelege
Immo
Hallo zusammen,

vielleicht möchte mir jemand helfen und mir erklären, wie ich Belege richtig aufbewahre Smile.Ich bin ein EinFrau-Betrieb und habe bisher für 2020 alle Belege und Rechnungen ausgedruckt und chronologisch in einen Belege-Ordner abgelegt.
Jetzt les ich was von Digitalisierung. Es wäre doch unangemesssen, wenn ich jetzt für mich ein Digitaliserungs-Ablage-Programm vorhalten muss. Das muss doch auch anders gehen! Bitte könnt ihr mir helfen?
Liebe Grüße
Christel Lauffer
 
Thomas R
Ich hebe nach wie vor alle Belege nach Jahren (...) getrennt in einem Ordner auf. In diesen habe ich auch in Papier den Jahresabschluss. EC&T ist für mich ein [extrem gutes und sinnvolles!] "Hilfsprogramm". Das würde ich auch jedem Prüfer so vermitteln. PUNKT.
Mit besten Grüßen vom Ammersee
Thomas
Personalmanagement Thomas Riemann
 
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Immo
Hallo Thomas,

dein "PUNKT" gefällt mir Smile muss ich von ECT irgendwelche ini-Dateien aufbewahren? Das Programm fragt ja auch nach Datensicherung.
 
Thomas R
Natürlich, für mich ist EC&T wie Excel eben eine Hilfe und unterstützung. Die erzeugbaren Belege, EÜR, Konten, nach Datum, USt, speichere ich als PDF, unterschreibe ich und hefte sie zu den Belegen ab. Das kann ich dann dem Prüfer zeigen. Geht natürlich nur, wenn es in überschaubarer Zeit dann auch zu prüfen ist - was bei mir der Fall sein dürfte.
Mit besten Grüßen vom Ammersee
Thomas
Personalmanagement Thomas Riemann
 
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Immo
so dachte ich mir das auch Smile Nur habe ich im Internet gelesen, dass die pdfs nicht mehr als unabänderbare Dateien vom FA anerkannt werden. Da pdfs veränderbar sind. Deshalb bin ich etwas ratlos. Da ich auch auf pdfs gebaut habe.
Also scannst Du die Belege (z.B. Tankbelege) ein und speicherst diese dann noch extra als pdf unter dem Monat und nummeriert ab?
 
Thomas R
Nein. Ich erstelle nur die Übersichten aus EC&T, also EÜR, USt, Journal nach Konten und Datum, als PDF und unterschreibe sie mit Datum.

Die dazugehörenden Belege und Rechnungen drucke ich, soweit sie selbst als PDF kommen - und das sind ja die überwiegenden, aus und hefte sie ab.

Da meine EÜR PDF ja mit den Angaben, die ich im Elster-Web eingeben muß, übereinstimmen muß, habe ich keine Bedenken gegen das PDF.

Ich bin seit 17 Jahren als Freiberufler tätig. In den ersten drei Jahren durfte ich jedes Jahr aufs FA und irgendetwas aus meinem Buchungsordner zeigen. Da alles i.O. habe ich seither, bis auf kleinere Rückfragen, Ruhe. Und "zur Sicherheit" vernichte ich natürlich alle Unterlagen, die älter als 10 Jahre sind pünklich an jedem 01.01. Smile
Mit besten Grüßen vom Ammersee
Thomas
Personalmanagement Thomas Riemann
 
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Immo
Hallo Thomas,

vielen Dank für deine ausführliche Antwort. Smile Also werde ich alle Belege in Ordner durchgehend nummeriert abheften. Die Tankquittungen werde ich wohl kopieren müssen, da diese ja verbleichen und dann habe ich ja keinen lesbaren Beleg Sad

Liebe Grüße
Christel Lauffer
 
Thomas R
Meine Tankbelege waren auch in den Altordnern, die ich jeweils nach 10 Jahren vernichtet habe, noch lesbar. Allerdings stehen die Altordner bei mir im halbdunklen Keller.
Mit besten Grüßen vom Ammersee
Thomas
Personalmanagement Thomas Riemann
 
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deekay
Hallo Christel,
ich wurde anfang diesen Jahres geprüft - also habe ich gerade "frisch" das hinter mir, wovor Du respekt hast - eine Betriebsprüfung. Ich bin ebenfalls alleine :-) Wir haben also die gleiche Ausgangslage

Zunächst zu meinem Setup:
Ich erstelle Rechnungen mit Faktura+ Auftrag plus von Lexware. Diese Software habe ich im Abo und sie entspricht den Vorgaben der ordungsgemäßen Buchführung. Zudem kann man mit einer Exportfunktion alle Daten für den Prüfer aufbereiten. Rechnungsnummern werden korrekt vergeben usw.

Mit Easy Cash & Tax verwalte ich die Buchungen auf dem Geschäftskonto. Da halte ich es wie Thomas. Übrigens zum Thema unveränderbar: Du kannst die Daten auch auf einer CD brennen - dann sind sie auch unveränderbar.

Zu Deiner Frage nach Digitalen Belegen:
Alle Rechnungen die ich als pdf sende werden ausgedruckt und die pdf in einem Ordner auf dem PC aufbewahrt
Alle Rechnungen die ich als erhalte ebenfalls - nur dafür nehme ich einen anderen Ordner.

Die Vorgaben besagen, dass man auch die Mail mit der Rechnung aufbewahren muss - Hat meinen Prüfer nicht interessiert. Aber auch hier kann man im Mailprogramm einfach einen Unterordner machen. Hilft auch , wenn man mal Rechnungen schnell sucht ;-)

Zu Tankbelegungen, Quittungen hat mir der Prüfer empfohlen von diesen Belegen einfach eine Kopie zu machen und hinter den aufgeklebten Beleg zu heften.

Deine EÜR ist maßgeblich, Easy Cash & Tax ist das Hilfsprogramm dafür. Und wenn du mit ECT alles nachvollziehbar aufbereitet hast, gibt es keine Probleme. Wichtiger ist aus meiner Sicht ein Programm für die Rechnungen!
 
Thomas R
@deekay Danke für die grundsätzliche Bestätigung. Dem Grunde nach gehe ich mit den Mailbelegen und anderen elektronischen Belegen ähnlich um.

Noch als Ergänzung. Auch die elektronischen Belege, die älter als 10 Jahre sind habe ich noch auf meinem Rechner - allerings in einem versteckten Ordner. Ein Prüfer hätte nur Zugriff auf den Ordner, der jeweils alles der letzten 10 Jahre enthält. Man kann ja nie wissen.
Mit besten Grüßen vom Ammersee
Thomas
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Immo
Hallo deekay,
danke für deine hilfreichen Infos. Du schreibst:
Wichtiger ist aus meiner Sicht ein Programm für die Rechnungen!
Da ich nur Berater-Rechnungen schreibe, schreibe ich meine Rechnungen per word und speichere diese als pdf und drucke sie auch aus. Meint ihr, das ist nicht ausreichend?Wink
 
Thomas R
Ist bei mir ähnlich. Nur schreibe ich Sie über Excel. Smile Da ja die Summe der abgelegten Rechnungen identisch mit der Summe in der EÜR und den Einnahmen auf dem Bankkonto ist - Bareinzahlungen habe ich keine - sehe ich kein Problem.
Mit besten Grüßen vom Ammersee
Thomas
Personalmanagement Thomas Riemann
 
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Immo
Das hab ich bis jetzt auch so gesehen. Nur soll man jetzt die Rg fortlaufend "nachweisbar " nicht abänderbar, nummerieren. und da weiss ich keinen Rat Sad
Die ausgehenden Rg habe ich in einer Excel-liste selbst durchnummeriert.

Nummeriert ihr die Belege (Ausgaben) auch ?
 
Thomas R
Ja,natürlich. Entsprechend der EC&T Buchungsliste.
Mit besten Grüßen vom Ammersee
Thomas
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23.11.2020 00:29:46
@Birger Hast Du in der Doku schon den Abschnitt zur Installation gelesen?

22.11.2020 16:26:14
Bei jedem Programmstart sind sämtliche easyCash-Einstellu
ngen (pers-, FA, EÜ/Kt..) verschwunden. Getätigte Buchungen sind noch vorhanden. Was mache ich falsch?

20.11.2020 01:23:05
@MrMoneypenny Ja, die von Heerosoft. Aber da ist seit Kurzem noch ein Eisen im Feuer...

08.11.2020 11:14:39
Hallo, gibt es oder wird es eine Schnittstelle zu www.elster.de geben? VG, Bastian

12.10.2020 12:31:56
@vonpoll Wenn Dein Problem die E/Ü-Konten in der Buchungs-Maske betrifft, probier mal auf v2.38 zu updaten.

10.10.2020 12:51:30
@vonpoll Bist Du sicher, dass Du Bestandskonten auch nicht mit E/Ü-Konten verwechselst?

09.10.2020 12:28:27
beim Öffnen der Datei werden alle Buchungen als Buchungen mit nicht zugewiesenen Bestandskonten angezeigt, obwohl alle verbucht sind was läuft da falsch, gehe ich auf die Buchung sehe ich das zugeord

08.10.2020 18:34:00
OK hat geklappt. Danke

08.10.2020 13:51:59
@hwkoenig Probier mal den Link hier manuell im Browser einzugeben: https://www.easyct
.de/ECTSetup.exe

08.10.2020 13:50:51
@Carlo001 Mit Wine solltest Du EC&T installieren können. Siehe FAQ.

07.10.2020 18:36:00
Die veraltete Version läßt downloaden, nur die aktuelle 2.37 nicht. geschockt bin ich als Neuling schon

07.10.2020 18:21:51
würde gerne das Programm downloaden, wenn ich nur wüßte wo ???

06.10.2020 18:14:45
Hallo, ich bin auf Linux umgestiegen, gibt es auch eine Version dafür? Grüße

05.10.2020 13:22:53
Trotz Elster-Update bekomme ich die gleiche Fehlermeldung. Was kann ich da machen?

02.10.2020 07:49:01
vielen Dank, funktioniert wieder super.

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